Le séminaire d’entreprise est l’occasion de réunir tous vos collaborateurs et de les impliquer davantage dans les activités d’équipe. Par conséquent, cet événement doit être préparé avec soin. Il faut choisir en amont le lieu, la date, le programme, les activités, et bien d’autres encore. Voici quelques conseils pour vous aider à organiser facilement votre séminaire d’entreprise.
Fixer les objectifs et choisir le type de séminaire
La première étape pour une organisation de séminaire en France réussie est de définir vos objectifs. Pour ce faire, deux questions se posent :
- Quel est l’objectif de votre séminaire ? Est-ce que c’est pour récompenser vos employés pour leurs efforts, lancer un nouveau produit, ou célébrer un événement particulier ?
- Quelle est la cible ? Vos collaborateurs ou bien vos partenaires ?
Ces deux points vont conditionner toutes vos décisions le long du processus d’organisation de votre séminaire. En effet, s’il s’agit de séminaire de travail, la majeure partie du temps sera consacrée aux réunions de travail. Vous devez pour cela mettre en place des outils digitaux pour faciliter les échanges.
Par contre, s’il s’agit de séminaires de motivation, il faudrait plutôt privilégier les animations et les activités de team building.
Choisir un lieu adapté
L’autre étape consiste à trouver un lieu inspirant pour votre événement professionnel. Pour des séminaires de travail, préférez un lieu proche de la nature. Un endroit qui soit connu pour offrir un cadre propice à la concentration et à la réflexion.
Pour un séminaire de motivation, l’idéal est d’opter pour un lieu plus citadin pour des soirées animées. Mais le lieu choisi peut être aussi une destination insolite, voire exotique.
Bien sûr, l’accessibilité du lieu est un détail à ne pas négliger. Attention au long trajet qui pourrait constituer un frein à certains des participants. Privilégiez également un endroit proche de toutes les commodités, notamment si le séminaire dure plusieurs jours.
Il est préférable de choisir un espace équipé de tout le matériel nécessaire pour le succès de votre événement. En fonction du type de séminaire, vous pourrez avoir besoin :
- D’une connexion internet,
- D’un vidéoprojecteur,
- D’une table et des chaises.
Question de confidentialité, assurez-vous que la pièce est parfaitement insonorisée et à l’abri des regards indiscrets. Une fois la salle trouvée, il est impératif de faire la réservation le plus tôt possible.
Établir un rétro planning
Constituer un rétroplanning est essentiel pour bien gérer l’organisation de votre séminaire d’entreprise. Faites donc un planning étape par étape afin de ne rien oublier le jour J.
Cela nécessite de dresser une liste des tâches à faire en amont en mentionnant respectivement leur échéance et leur budget. Programmez ensuite des réunions avec vos équipes pour valider chaque étape.
Par précaution, prévoyez des solutions de dernière minute si une étape venait à mal se dérouler.
En outre, définissez un programme équilibré pour votre séminaire :
- Fixer le temps dédié aux réunions de travail : cela inclut les discours, brainstorming et les réunions sous la forme d’ateliers.
- Prévoir des plages horaires pour les activités : cela englobe les animations de soirée, les activités de team building, et les temps de pause (collation, déjeuner, etc.).
- Prendre en compte le temps logistique : selon le lieu où se déroule le séminaire, ne négligez pas le temps de transport et de transfert des équipements.
Bien choisir les animations et les activités
L’animation peut être présente à chaque étape du séminaire. Lors des sessions de travail, plusieurs solutions s’offrent à vous afin de rendre les réunions de travail plus participatives. Parmi elles, imaginez des questions/réponses, nuages de mots, des votes, etc.
Pour les animations de soirée, optez par exemple pour des jeux de création de cocktails ou de casino des vins. Sinon, vous pouvez aussi faire appel à des magiciens digitaux pour divertir les participants. Si ces derniers sont passionnés de nouvelle technologie, proposez des animations de réalité virtuelle.
Les animations photos sont également une bonne option pour garder des souvenirs de ce séminaire d’entreprise.
En plus des animations, proposez des activités qui divertissent et qui développent à la fois la cohésion d’équipe. On peut citer :
- Des jeux de réflexion : chasse au trésor, escape game, murder party, etc.
- Des activités artistiques : réalisation de fresques en graffitis, initiations au théâtre, création de groupe d’orchestre, etc.
N’hésitez pas à proposer les activités les plus originales pour que l’expérience reste gravée dans les mémoires.
Dernière chose : il faut communiquer avant et surtout après l’événement. Plusieurs mois à l’avance, annoncez le séminaire de façon mystérieuse pour attiser la curiosité. Après l’événement, préparez un questionnaire de satisfaction pour connaître l’avis des participants.
Vous l’aurez compris, organiser un séminaire d’entreprise est tout un programme. Grâce à ces conseils, vous pouvez gérer plus sereinement l’organisation de votre événement.
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