La gestion des tâches est une pratique qui demande de l’organisation, de la rigueur et de la flexibilité. En tant que chef de projet, vous devez œuvrer sur tous les fronts pour assurer son avancement. Ce qui peut être difficile à accomplir. Néanmoins, vous pouvez vous appuyer sur quelques outils pour y arriver. Le logiciel de gestion des tâches en fait partie. À la fois polyvalent et simple à utiliser, il réduit votre charge de travail. Il permet également de tout planifier au niveau de la réalisation des tâches inhérentes à votre projet. Découvrez les raisons de passer par ce système.
Le logiciel gestion de tâches, qu’est-ce que c’est ?
Comme son nom l’indique, la gestion des tâches est une pratique qui consiste à gérer toutes les missions d’un projet. Un logiciel de gestion des tâches est donc un outil qui vous aide à atteindre cet objectif. Aussi appelé logiciel todo list, celui-ci permet de prendre en main chaque tâche, allant de sa création jusqu’à son achèvement. En principe, il est collaboratif. Ce qui signifie qu’il facilite la coopération, notamment afin de respecter les délais. Concrètement, ce système identifie, contrôle et gère le travail de vos équipes pour mieux coordonner leurs actions. En outre, il vous donne la possibilité de planifier les activités, de déterminer les priorités et de les automatiser.
Pourquoi passer par un logiciel de gestion des tâches ?
Lorsque vous lancez un projet, il est essentiel de bien organiser les tâches. C’est la principale raison pour laquelle il convient de passer par un logiciel to-do list. Il assure le management des activités en vous donnant une vision globale sur celles-ci. Ce qui aide à atteindre plus rapidement vos objectifs. Sachez que l’utilisation de cet outil offre également de nombreux autres avantages :
Utiliser un logiciel tout-en-un
Aujourd’hui, il est possible de gérer vos tâches en utilisant le même logiciel que pour le management de projet. En parallèle, certains outils permettent même de réaliser vos activités quotidiennes (facturation, approvisionnement, comptabilité, gestion des stocks…). En fait, ce sera plus simple et moins chronophage d’ouvrir un seul logiciel au lieu de plusieurs. Pour bénéficier de cette simplicité, vous pouvez, par exemple, recourir à un système ERP (Enterprise Resource Planning). Sachez que sa version en ligne est dotée d’un gestionnaire collaboratif des tâches, idéal pour le travail en équipe. Et si vous souhaitez ajouter davantage de fonctionnalités, vous pouvez intégrer votre logiciel à d’autres applications.
Planifier les tâches en toute simplicité
Le logiciel to-do list améliore l’organisation de vos activités. Ce qui assure la réussite de votre projet dans le temps. Concrètement, votre outil permet de poser les différents jalons du projet et de planifier en détail les actions à accomplir. De cette façon, tous les membres de votre équipe connaissent les échéances de chaque tâche et les dates clés. En outre, ils savent précisément sur quelles missions ils doivent intervenir en premier et quand le faire. Ce qui assure un gain de temps et évite les retards d’exécution.
Prioriser les tâches et respecter leurs échéances
En général, un logiciel to-do list propose différents niveaux d’urgence pour vos tâches. Grâce à cette fonction, vous pouvez les prioriser par ordre d’urgence. Ainsi, vous avez une vision directe sur les actions à effectuer en premier. Pensez aussi à vous servir de votre système pour définir les échéances pour chaque mission. D’ailleurs, il peut vous aider à estimer la durée d’exécution de celle-ci. En tout cas, le dernier jour de sa réalisation, vous recevrez un signal vous indiquant les choses qui sont à terminer.
Gérer les tâches de manière collaborative
Le caractère collaboratif du logiciel to-do list vous permet d’assigner directement les tâches à la personne de votre choix. Il vous laisse également la possibilité de sélectionner un statut (à faire, en cours, en pause, terminé). Grâce à cela, vous pouvez réaliser le suivi des activités de vos collaborateurs et surveiller leur avancement. De plus, vous pouvez connaître l’historique de chaque mission :
- l’individu qui a créé la tâche,
- son statut (en cours, mise en pause…),
- les modifications à son égard (par exemple : ajout d’une autre personne pour la réaliser),
- la date de fin de réalisation…
Exporter les données vers Excel
La plupart des logiciels to-do list sont munis de la fonction d’exportation des tâches en tableau Excel. Grâce aux filtres, vous avez aussi la possibilité de ne sélectionner que certaines missions.
Cet article vous a énuméré les raisons de passer par un logiciel to-do list. Cet outil permet d’organiser efficacement les tâches inhérentes à votre projet, ce qui évite les retards d’exécution, garantissant ainsi sa réussite.