La signature numérique prend aujourd’hui une place énorme auprès d’un très grand nombre d’entreprises. Cela s’explique par le fait que la dématérialisation des documents représente une très bonne solution pour éviter l’archivage et surtout l’impression. Que ce soit pour les factures ou encore d’autres types de documents, il est alors possible de procéder à la signature numérique. Cette dernière est avantageuse pour plusieurs raisons.
Les lignes suivantes vous permettent de savoir pourquoi et comment apposer une signature numérique.
Pourquoi signer une facture de manière électronique ?
Apposer une signature électronique représente la meilleure solution pour une dématérialisation réussie. Le plus grand avantage de se tourner vers cette solution repose sur le fait que ce type de signature est sécurisé. Cela dit, comme le signataire doit obligatoirement disposer d’un certificat numérique, une vérification peut être effectuée car le certificat est composé de toutes les informations importantes sur ce dernier. Le certificat numérique peut être octroyé par une autorité compétente et fiable. Cette dernière peut être gouvernementale ou non et offre une sécurité optimale à son propriétaire. La signature numérique n’est pas modifiable. Vous pouvez alors télétransmettre en toute sécurité avec Chorus Pro votre signature numérique.
Il est également important de savoir que la signature numérique est également pratique pour les entreprises du fait qu’elle permet de gagner du temps et surtout de faire des économies considérables en matière de dépenses. Cela dit, vous pouvez, grâce à cette pratique, éviter de devoir imprimer vos documents, les signer et les scanner. Les étapes de l’apposition de la signature numérique sont faciles à suivre, ce qui vous permet d’être plus productif au quotidien.
En ce qui concerne le côté économique de la signature électronique, vous n’avez plus à acheter régulièrement de l’ancre et du papier pour les impressions. Seule la connexion internet de votre entreprise doit être de bonne qualité.
Signer une facture numérique
Comme on a mentionné dans les lignes précédentes, les organismes ou encore les entreprises doivent disposer d’un certificat numérique pour pouvoir apposer leur signature électronique. Il est important de savoir que très bientôt, la dématérialisation de documents ne sera plus une option mais plutôt une obligation pour toutes les entreprises.
La facture numérique peut être reconnue si elle répond à différents critères spécifiques, à savoir, la lisibilité, l’intégrité des données ainsi que l’authenticité de son origine.
Afin de signer ce type de document de manière numérique, le certificat est donc incontournable. Ce dernier peut appartenir à une personne morale ou une entreprise. Il peut alors garantir l’identité du signataire. La facturation numérique est une solution qui est totalement légale actuellement. Ce qui explique le fait que de plus en plus d’organismes l’adoptent.
Comme pour tous les types de documents numériques, vous devez recevoir la facture par email par exemple si vous n’êtes pas chargé de sa mise en place. Cette dernière est ensuite vérifiée et lue avant d’être validée.
Lorsque vous devez signer le document, il est possible d’utiliser votre souris, un stylet ou encore un appareil spécifique.
Pour réussir l’émission de la signature numérique, il convient de disposer d’une très bonne connexion internet.