L’utilisation des tampons encreurs en entreprise

Certaines pratiques administratives doivent établir des processus pour faciliter et accélérer la vérification des factures, commandes, documents comptables, documents qualité et autres documents.

Les tampons en caoutchouc sont utilisés pour personnaliser n’importe quel document en fonction des besoins de l’utilisateur, car ils peuvent être conçus dans différentes formes ou tailles, et des images ou du texte peuvent être insérés. Les tampons encreurs sont indispensables car ils permettent de standardiser les documents et d’assurer leur lisibilité.

Certifier des documents

Chaque entreprise a besoin d’une marque graphique pour indiquer que le document a été vérifié. Par conséquent, les tampons en tant qu’outil d’authentification de documents sont intéressants pour les structures juridiques ou les organisations plus bureaucratiques.

Identifier des collaborateurs

Il est nécessaire de déterminer qui est responsable de la révision de documents spécifiques. Par exemple, dans le cadre du processus interne de l’entreprise, le document autorisant le démarrage du projet peut être tamponné par le superviseur. Par conséquent, le sceau est un outil utile qui peut être utilisé comme moyen de communication et formaliser la signature de l’employé.

Autorisation ou refus des demandes

Pour simplifier les processus métier et éviter les doublons ou la fourniture de documents obsolètes, de nombreuses entreprises choisissent de créer des tampons d’autorisation et de refus. Ainsi, grâce à une simple marque, tous les employés de l’entreprise peuvent savoir si le document, le produit ou le service est autorisé par le responsable.

Réceptionner des produits

Chaque fois qu’un produit arrive à l’entreprise, l’employé tamponne généralement son nom et sa position sur le document pour confirmer qu’il a reçu l’intégralité de la commande. Le tampon permet une vérification plus rapide des réceptions de commandes sans affecter la productivité des employés.

Le tampon encreur en tant que cadeau d’affaires

Les entreprises fournissent rarement des timbres comme cadeaux d’entreprise, mais cela peut servir votre entreprise comme n’importe quelle autre façon. Par exemple, vous pouvez personnaliser ce produit et l’envoyer à des entreprises partenaires ou à des clients pour les aider à compléter les processus internes.

Les points à prendre en compte pour choisir un tampon encreur

Pour une usage occasionnel et économique: privilégiez les tampons encreurs manuels et en bois les plus adaptés à cet usage. Cependant, il est fortement déconseillé de les transporter d’un endroit à un autre car le risque de fuite d’encre du tampon est élevé.

Utilisation plus fréquente, plus précise et plus pratique : choisissez le tampon encreur automatique fréquemment utilisé pour tamponner rapidement et précisément un grand nombre de documents. Ce type de tampon est également facile à transporter et ne laissera pas couler d’encre.

Marquage à répétition de la date : Si vous avez besoin de marquer la date ou même l’horodatage dans votre travail quotidien ; par exemple, pour indiquer l’heure de réception du colis, alors l’horodatage est parfait.

Author: Damien